Die Organisation einer Betriebsveranstaltung ist eine großartige Möglichkeit, Teams zu stärken, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und aus dem Arbeitsalltag auszubrechen, um neue Inspiration und Wege zu finden. Ob Firmenfeier, Abteilungsausflug oder Jubiläum: Bevor es losgehen kann, tauchen oft eine Vielzahl von Fragen auf, die es zu klären gilt. Von der Verpflichtung zur Teilnahme über Versicherungsfragen bis hin zur Budgetplanung gibt es zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen.

In diesem Artikel werden wir die häufigsten Fragen rund um die Organisation einer Betriebsveranstaltung für Firmen beantworten. Wir erläutern die rechtliche Lage, und liefern dazu noch eine besonders schöne Idee für ein Ausflugsziel in Heidelberg. Wir stehen Ihnen gerne bei der Planung und Organisation Ihres Betriebsausflugs mit Rat und Tat zur Seite und sorgen dafür, dass dieser Tag zu einem unvergesslichen Erlebnis für Ihr Team wird.

Ist die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung verpflichtend?

Nein, die Teilnahme am Betriebsausflug ist in der Regel nicht verpflichtend. Es liegt im Ermessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ob sie teilnehmen möchten oder nicht. Sollten sich Angestellte gegen eine Teilnahme am Firmenevent entscheiden, sind diese jedoch verpflichtet, ihre gewohnte Arbeitsleistung zu erbringen oder im Krankheitsfall ein ärztliches Attest vorzulegen.

Es ist jedoch ratsam, den Ausflug so zu gestalten, dass er für alle interessant und ansprechend ist. So können Sie eine hohe Beteiligung gewährleisten und effektiv für ein besseres Betriebsklima in Ihrem Unternehmen sorgen. Events mit Fokus auf Work-Life-Balance, bei denen Ihre Mitarbeiter sich ohne Leistungsdruck fernab des Büroalltags entspannen können, erfreuen sich in der Regel besonderer Beliebtheit. Der Fokus sollte dabei auf dem Austausch zwischen den Teammitgliedern im informellen Rahmen liegen. Ihr Event sollte idealerweise an einem Ort in der Region, in der Ihr Unternehmen tätig ist, stattfinden, der unkompliziert innerhalb von maximal ein paar Stunden zu erreichen ist. Besonders bei lokal stark verwurzelten Unternehmen ist eine gewisse örtliche Nähe bei der Wahl der Veranstaltungsort von Vorteil.

Zählt der Betriebsausflug zur Arbeitszeit?

Sollte die von Ihnen organisierte Betriebsveranstaltung an einem regulären Arbeitstag stattfinden und nicht über die üblichen Arbeitsstunden hinausgehen, zählt diese zur Arbeitszeit. Entsprechend besteht für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an der Veranstaltung teilnehmen, Anspruch auf Lohnfortzahlung während des Ausflugs. Ihr Event geht bis in die Abendstunden und ist dementsprechend länger als ein normaler Arbeitstag in Ihrem Unternehmen? In diesem Fall können die Angestellten keine Überstunden geltend machen. Bei Betriebsausflügen, die wochenends oder feiertags stattfinden, ergibt sich für die Teilnehmer kein zusätzlicher Lohnanspruch. Der Betriebsausflug gilt dann als Freizeitveranstaltung, und die Teilnahme ist wie bereits erwähnt freiwillig. Selbstverständlich steht es Ihnen als Arbeitgeber frei, Ihren Angestellten in diesem Fall eine Art Freizeitausgleich anzubieten. Dies wird naturgemäß sehr positiv aufgefasst und führt zu einer regeren Teilnahme an Ihrer Veranstaltung.

Sind die Angestellten während der Betriebsveranstaltung versichert?

Ja, in der Regel sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während der Betriebsveranstaltung versichert. Die Faustregel besagt, dass bei einer Veranstaltung insgesamt vier Kriterien erfüllt sein müssen, damit der Versicherungsschutz greift und alle Teilnehmer unfallversichert sind. Zunächst muss es sich klar um eine Veranstaltung des Arbeitgebers handeln.

Zweitens muss die Veranstaltung mit dem ausgewiesenen Ziel stattfinden, Teambuilding innerhalb der Belegschaft zu betreiben und ein gutes Betriebsklima zu fördern. Drittens muss die Unternehmensleitung an der Veranstaltung teilnehmen. Bei größeren Unternehmen, in denen eine einzelne Abteilung ein Firmenevent organisiert, gilt die Leitung der betreffenden Abteilung oder sonstigen Untereinheit als Veranstalter. Der Abteilungschef oder ein Beauftragter muss also als firmenseitiger Veranstalter an der Betriebsveranstaltung teilnehmen. Ein Ausflug, an dem nur die Mitarbeiter einer Abteilung ohne Vorgesetzten teilnehmen, gilt dementsprechend als private Veranstaltung. Dieser ist dann nicht versichert. Viertens muss die Teilnahme am Firmenevent allen Angestellten des Unternehmens offen stehen. Die genauen Details sollten Sie im Vorfeld mit dem Versicherungsanbieter oder Ihrer Personalabteilung klären, um sicherzustellen, dass ausreichender Versicherungsschutz besteht.

Wie hoch ist der Freibetrag für eine Betriebsveranstaltung?

Der Freibetrag für Betriebsausflüge beträgt derzeit 110 Euro (brutto) pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Dieser Betrag ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie können ihn für die Organisation von Ausflügen, Events oder anderen gemeinschaftlichen Aktivitäten nutzen. Es ist jedoch wichtig, dass dieser Betrag pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter nicht überschritten wird, um steuerliche Konsequenzen zu vermeiden. Bei der Berechnung der Auslagen ist die Anzahl der tatsächlich Teilnehmenden und nicht auf die Anzahl der angemeldeten Arbeitnehmer maßgeblich. Kosten, die für Mitarbeiter anfallen, die kurzfristig absagen oder am Veranstaltungstag nicht erscheinen, sind dementsprechend auf die Anwesenden umzulegen. Sollten Sie zum Betriebsausflug auch Begleitpersonen wie zum Beispiel die Partnerinnen und Partner Ihrer Angestellten einladen, wird für diese Personen kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro angesetzt. Die auf Begleitpersonen entfallenden anteiligen Kosten sind daher auf den Freibetrag von 110 Euro, der dem Arbeitnehmer zusteht, anzurechnen. Bei einer Veranstaltung mit „Plus 1“ halbiert sich also der Betrag, der Ihnen steuer- und sozialversicherungsfrei für die Organisation des Events zur Verfügung steht.

Lässt sich der Betriebsausflug steuerlich absetzen?

Die steuerliche Absetzbarkeit eines Betriebsausflugs hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann je nach Land und Steuergesetzgebung variieren. In der Regel können Sie die Kosten für Betriebsausflüge jedoch als Betriebsausgaben geltend machen. Dies bedeutet, dass sie von der Steuer abgezogen werden können, was zu einer Reduzierung der Steuerlast führt. Es ist wichtig, alle Ausgaben und Belege sorgfältig zu dokumentieren. Außerdem muss der Betriebsausflug klar als geschäftliche Veranstaltung erkennbar sein. Wir empfehlen es Ihnen, sich von einem Steuerberater oder einem Experten für Unternehmensfinanzen beraten zu lassen. So können Sie sicherstellen, dass Sie alle steuerlichen Vorteile optimal nutzen können.

Wohin soll es gehen? Unsere Empfehlung: eine Bootstour von Riverboat Heidelberg

Nun, da die grundlegenden Fragen beantwortet sind, möchten wir Ihnen eine besondere Idee für einen Betriebsausflug im Rhein-Neckar-Raum vorstellen: eine Bootstour von Riverboat in Heidelberg.

Bei unseren malerischen Bootstouren auf dem Neckar können Sie die Schönheit der Stadt Heidelberg vom Wasser aus bewundern. Jedes Boot bietet Platz für bis zu 12 Personen. Es stehen insgesamt zwei Boote zur Verfügung. Diese können dicht nebeneinander fahren, damit Ihr Team die ganze Zeit über in Kontakt bleibt. Sie erwartet so eine intime und exklusive Erfahrung bei Ihrem nächsten Betriebsausflug oder Teambuilding. Dabei entdecken Ihre Angestellten die Wahrzeichen der schönen Neckarstadt Heidelberg aus einem absolut einmaligem Blickwinkel.

Zu diesem Anlass legen wir es Ihnen besonders ans Herz, sich für die längere Variante unserer Bootstour zu entscheiden. Bei unserer Kreuzfahrt haben Sie 3,5 Stunden Zeit, um sich im Team auszutauschen. Sie können gemeinsam anstoßen und die exklusive Atmosphäre an Bord in vollen Zügen genießen. Ihre Angestellten werden das entspannte Ambiente an der frischen Luft besonders zu schätzen wissen. Bei 3,5 Stunden Fahrtzeit können sie richtig abschalten und die Seele baumeln lassen. Wie bei einem Kurzurlaub können sie den Büroalltag vorübergehend hinter sich lassen. So zeigen Sie echte Wertschätzung und bieten Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Event, das für mehr Work-Life-Balance sorgt und so am Zahn der Zeit ist.

Dank Extras ein echtes Rundum-Sorglos-Paket

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Bootstour ganz nach Ihren Vorstellungen zu gestalten und um zahlreiche Extras zu ergänzen. Sie können köstliche Speisen und erfrischende Getränke bequem online dazu buchen. Für Firmenevents empfehlen wir besonders die vielfältigen warmen und kalten Tapas-Platten von unserem Partnerrestaurant Pier IV. Mit jeder Buchung erhalten Sie außerdem etwas Wein aus der Region sowie Mineralwasser inklusive.

Bei einer Teilnehmerzahl von 12 Personen pro Boot ergibt sich ein Preis pro Teilnehmer von 33 Euro bei der kürzeren Tour. Bei unserer Empfehlung, der Kreuzfahrt mit 3,5 Stunden Fahrtzeit, liegen die Kosten bei 62 Euro pro Person. Das bietet noch viel Raum für weitere Extras, Verpflegung oder weitere Programmpunkte, ohne dass Sie den Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter überschreiten. Darüber hinaus können Sie dank dem bequemen Kauf auf Rechnung Ihren Betriebsausflug einfach und ohne zusätzliche Bürokratie organisieren. Die Kosten für die Bootstour und zusätzliche Leistungen können Sie wie Sie nun wissen problemlos steuerlich absetzen. Das macht diese Option noch attraktiver.

Ihre Bootstour bei Riverboat jetzt buchen

Eine Bootstour mit Riverboat in Heidelberg bietet die perfekte Möglichkeit, den Teamgeist zu stärken. Dabei können Sie Ihre Angestellten belohnen und die Schönheit der Region erkunden. Gönnen Sie Ihrem Team dieses unvergessliche Erlebnis und machen Sie Ihre Betriebsveranstaltung zu einer Win-Win-Situation für sich und Ihre Mitarbeitenden! Sie können Ihren Betriebsausflug zu Ihrem Wunschdatum hier direkt buchen oder uns eine unverbindliche Anfrage zukommen lassen. Sie erreichen uns dafür auch telefonisch unter der: +49 172 57 38 08 9. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und Ihren Besuch an Bord!